Balanced Scorecard Fundamental

Minggu ini saya membuat suatu video presentasi mengenai Balanced Scorecard. Saya sebagai salah satu konsultan manajemen strategis di Value Aligment Advisory mencoba untuk menyajikan materi dalam bentuk lain selain berbagi menggunakan slide powerpoint dan alat presentasi lainnya.

Model penyajian video ini menggunakan teknik animasi yang membuat kita seolah-olah sedang menulis diatas white board. Namun pembuatan video ini bukanlah menjadi suatu hal yang sulit karena sudah ada perangkat lunak yang dapat membantu memudahkan kita dalam membuat video presentasi ini. Perangkat lunak yang saya maksud adalah produk dari Sparkol yaitu VideoScribe. Silakan jika tertarik untuk mencobanya.

Oke, kita langsung saja lihat video mengenai Balanced Scorecard Fundamental. Semoga bermanfaat.

Salam

Bambang Warsuta

Can Do/Will Do Chart untuk menganalisis Kebijakan terhadap Karyawan secara Kompetensi dan Attitude.

Dalam suatu organisasi, kinerja karyawan dalam melakukan pekerjaannya berbeda-beda. Ada yang memang kinerjanya kurang atau dibawah rata-rata dari karyawan yang sejajar kedudukannya, lalu ada juga yang biasa atau sedang-sedang saja, kemudian karyawan yang kinerjanya diatas rata-rata karyawan yang lainnya.

Sebelumnya mari kita lihat dulu sistem penggajian karyawan secara umum, yaitu 3P :

1. Pay for Position : karyawan dibayar sesuai deskripsi pekerjaannya dan posisi/jabatannya.
2. Pay for People : karyawan dibayar karena kemampuan spesialisasinya, artinya orang tersebut memiliki kelebihan yang jarang atau bahkan tidak dimiliki oleh karyawan lainnya.
3. Pay for Performance : karyawan akan dibayar karena prestasi kinerjanya yang baik.

Dengan melihat 3P di atas, berarti karyawan yang berada di atas rata-rata kinerjanya tersebut patut untuk diberikan bonus atas prestasinya. Sehingga karyawan tersebut akan termotivasi kembali untuk memberikan yang terbaik bagi perusahannya.

Untuk mengukur kinerja dari tingkat karyawan/individu sampai dengan organisasi, salah satu alat yang saat ini masih banyak digunakan di organisasi pemerintah maupun swasta adalah Balanced Scorecard (BSC). Kali ini saya tidak akan membahas BSC, namun kita akan melihat cara/langkah apa yang harus kita lakukan agar kinerja karyawan yang tadinya sedang-sedang saja ataupun yang kinerjanya rendah dapat kita tingkatkan, atau bisa juga untuk menentukan kebijakan selanjutnya bagi para pimpinan organisasi terkait karyawan tersebut dan juga faktor lain seperti attitude dalam bekerja. Untuk mengetahui apa itu BSC silakan dapat melihat tulisan menarik disini : http://strategy4management.wordpress.com/2013/08/05/catatan-tentang-balanced-scorecard/

Lalu muncullah pertanyan bagi organisasi tersebut, apa yang harus kita lakukan mengenai karyawan yang hanya memiliki kinerja buruk atau sedang-sedang saja dan bagaimana dengan masalah attitude, karena bisa jadi kinerja baik namun pelanggan tidak kembali lagi gara-gara karyawan tersebut bermasalah dengan attitude-nya. Dengan kata lain, organisasi tersebut tidak mau karyawan-karyawan tersebut malah menjadi beban bagi organisasi karena tidak memberikan kinerja dan citra yang baik untuk kemajuan organisasi. Jawabannya tentu saja tergantung kepada kebijakan organisasi, apakah diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri atau adanya Diklat (Pendidikan dan Pelatihan), diberhentikan, atau juga diturunkan gaji atau jabatannya.

Agar kebijakan tersebut memiliki alasan dan dapat dipertanggung jawabkan penilaiannya. Terdapat suatu alat analisis kinerja untuk dapat membantu memetakan kinerja karyawan dan faktor attitude yang disebut dengan Can Do/Will Do chart oleh Kenneth Carlton Cooper (2000). Can do adalah kolom untuk memetakan apakah karyawan tersebut secara kompetensi sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan. Can Do/Can't Do terkait erat dengan kompetensi atau skill. Kemudian kolom Will Do menunjukkan bahwa karyawan tersebut membutuhkan motivasi ataupun masukkan mengenai pekerjaannya. Will Do/Won't Do tidak terkait dengan kompetensi tapi terkait pada attitude (tulisan saya mengenai attitude dapat dibaca disini : http://bambangwarsuta.blogspot.com/2011/01/positive-attitude-vs-negative-attitude.html).

CAN DO / WILL DO 

Dari chart tersebut, kita dapat melihat beberapa alternatif sebagai berikut :

• Can Do/Will Do. Ini merupakan situasi yang ideal, dimana karyawan memiliki kualifikasi yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan dan memiliki attitude yang baik terhadap pekerjaannya. 
• Cannot Do/Will Do. Disini karyawan memiliki masalah skill sehingga diperlukan pendidikan dan pelatihan.
• Can Do/Won’t Do. Pada posisi ini, karyawan secara kualifikasi atau skill tidak ada masalah. Namun bermasalah untuk motivasi (terkait attitude) dalam mengerjakan pekerjaannya. Sehingga diperlukan komunikasi langsung untuk mencari solusi mengenai permasalahan motivasinya.
• Cannot Do/Won’t Do. Terakhir adalah tidak punya kualifikasi yang diperlukan dan tidak memiliki motivasi. Disini organisasi harus cepat memutuskan, apakah akan tetap dipertahankan dengan memberikan motivasi, pendidikan dan pelatihan, atau mencari karyawan yang baru.

Tentunya untuk dapat mengisikan dimana posisi masing-masing kolom tersebut diperlukan analisis yang lebih mendalam untuk menilai kinerjanya maupun attitude dengan menggunakan alat analisis lainnya. Sehingga, dari chart Can Do/Will Do tersebut organisasi bisa melihat langsung posisi masing-masing karyawannya dan memberikan kebijakan apa yang akan diberikan kepada karyawan tersebut. Semoga bermanfaat.

Salam,
Bambang Warsuta

Sosial Media Sebagai Alat Strategis Organisasi

Mulai dari melihat judulnya saja sudah menarik bukan? ya walaupun memang bukan hal baru, namun topik ini masih cukup hangat untuk terus diperbincangkan dan dibahas. Bahkan, berbagai riset mengenai sosial media sampai saat ini pun masih banyak dilakukan, baik untuk tujuan akademis maupun sebagai salah satu faktor penentu pengambilan kebijakan untuk strategi organisasi, khususnya untuk strategi pemasaran.

Mengapa strategi pemasaran, karena salah satu tujuan dari pemasaran adalah tersosialisasinya produk dengan baik kepada pelanggan sehingga dapat menghasilkan pendapatan bagi organisasi. Tidak hanya masalah sosialisasi, bahkan sosial media dapat digunakan juga sebagai alat pendukung untuk melakukan riset analisis kepuasan pelanggan.

Berbicara mengenai riset kepuasan pelanggan (customer satisfaction),  riset ini memang membutuhkan biaya yg relatif besar. Namun, biaya tersebut akan menjadi lebih kecil dibandingkan kesalahan karena kekeliruan dalam memahami selera konsumen sehingga menelan biaya yg lebih besar untuk memperbaikinya. Hal ini tidak jarang terjadi pada perusahaan besar yg pada akhirnya mereka menelan kerugian yang besar. Jadi, bagi organisasi berorientasi kepada pelanggan, sebaiknya riset ini perlu dilakukan sebagai strategic tools bagi organisasi.

Kembali ke topik utama kita, secara sederhana tujuan utama dari sosial media adalah media untuk melakukan sosialisasi, dimana hal ini akan mendukung strategi pemasaran.

Mengapa sosial media? menurut buku The Social Media Bible yang merupakan referensi inspiratif dari penulisan pada blog ini.

"The reason social media is so much more effective than the conventional marketing that we’ve done for the last 6,000 years is that it’s two-way communication, not pontification."

Artinya, khalayak saat ini sudah tidak percaya lagi dengan adanya iklan-iklan dimedia cetak, televisi, radio dan media lainnya yang hanya mengandalkan komunikasi satu arah. Disini perubahan paradigma terjadi, kenapa?

"They don’t trust and don’t want to hear our commercials any longer. They want their information from people they know, have a relationship with, and share a bond with through trust. They want to be educated by, hear their news from, and get their product reviews by people they know and trust. They want to share their experiences, both good and bad, with people who trust them"

Disini sudah pasti jawabannya adalah masalah sosial, komunikasi dua arah merupakan faktor utama kepercayaan dari pelanggan terhadap suatu produk, sehingga mereka ingin ikut dilibatkan.

Lalu apa yang harus dilakukan sekarang ini bagi kita pemilik atau pendukung organisasi agar tidak terjebak dengan paradigma yang lama. Ada lima tahapan untuk dapat menjawab apa yang mereka inginkan.

Berikut Lima tahapan untuk kesuksesan pemasaran menggunakan sosial media sebagai alat strategis Organisasi :

1. Tahap 1 : Lakukan analisis media yang anda miliki saat ini, sebagai permulaan kita harus melihat kembali media konvensional pemasaran yang kita miliki saat ini, baik melalui iklan dikoran, majalah, radio, televisi, billboards, direct email, atau apapun itu. Lalu kita lakukan analisa dengan mengajukan pertanyaan, "apakah media yang saat ini ada sebagai alat untuk pemasaran tersebut sudah efektif untuk mendukung strategi perusahaan anda?". Pada tahap ini kita harus benar-benar melakukan analisis pengukuran secara komprehensif untuk mengetahui media apa saja yang perlu kita pertahankan dan yang perlu kita eliminasi. Karena, jika kita tidak melakukan analisis ini, maka jangan-jangan biaya yang dikeluarkan untuk pemasaran ini, hanya pengeluaran semata dan tidak memberikan hasil yang signifikan bagi perusahaan. 
2. Tahap 2 : The Social Media Trinity, kita perlu mengetahui 90% manfaat dan kegunaan dari tiga media sosial dibawah ini untuk mendukung strategi perusahaan, interaksi sangatlah penting disini untuk membangun kepercayaan, mendengar dan merasakan apa yang pelanggan inginkan salah satunya sebagai fasilitas untuk berbagi pengalaman baik atau buruk dari pelanggan kepada pelanggan lainnya terhadap produk kita :
• Blogging, tentukan strategi untuk menarik perhatian target audience perusahaan anda. Kualitas konten sangatlah penting untuk membangun image yang baik bagi perusahaan anda, dengan membangun image yang baik maka brand organisasi / perusahaan anda akan baik pula. bedanya image dengan brand apa yah? silakan masuk ke blog ini untuk melihat perbedaannya.
• Microblogging (Twitter), siapa yang tidak kenal twitter, 140 karakter yang mengubah dunia, tidak berlebihan karena kalau kita lihat saat ini, hampir semua organisasi / perusahaan maupun publik figur menggunakan fasilitas berkicau dari burung biru ini. Jumlah followers dapat menjadi tolak ukur kesuksesan brand dari sang pemilik akun. Kembali lagi, konten dan strategi yang tepat diperlukan untuk mengelola akun twitter ini. Tulisan menarik mengenai riset untuk melihat keterkaitan antara twitter dengan meningkatnya rating dan share acara televisi, silakan klik disini 
• Social Networks, terakhir adalah jejaring sosial, berbagai situ jejaring sosial muncul dengan berbagai macam tujuan seperti, youtube untuk menyaring pecinta video, facebook sebagai sarana pertemanan, linked in untuk jejaring profesional, MySpace, reverbnation dan Soundcloud sebagai fasilitas untuk pencinta musik dan sebagainya. Kita tinggal memanfaatkan dan memberikan strategi yang tepat untuk mendukung strategi pemasaran.  
3. Tahap 3 : Integrasikan Strategi, setelah kita melakukan tahapan 1 dan 2, berikutnya adalah lakukan integrasi antara strategi konvensional dengan social media trinity keduanya sebagai strategi organisasi / perusahaan. Lakukanlah integrasi ini secara komprehensif demi mendapatkan strategi yang membuat kita merasa tertantang dan keluar dari zona aman. Karena jika dengan strategi tersebut kita merasa aman dan nyaman, itu bukanlah strategi.
4. Tahap 4 : Identifikasi sumber daya, setelah melalui tahapan ke 3, maka langkah selanjutnya adalah, siapakah yang bertanggung jawab untuk mengeksekusi strategi yang mengkombinasikan metode konvensional dan sosial media tersebut? artinya kita memang memerlukan perekrutan disini. Muncul pertanyaan kembali, lalu ini sama artinya dengan menambah pengeluaran dong? sebetulnya sudah terjawab di tahap pertama sebagai salah satu cara, yaitu dengan melihat hasil dari analisis media yang tidak memberikan kontribusi secara signifikan terhadap pemasukan atau bahkan tidak sama sekali memberikan kontribusi, maka disinilah alokasi dana yang tepat dapat dialihkan untuk mendukung strategi baru.
5. Tahap 5 : Implementasikan dan lakukan pengukuran, tahap terakhir adalah melakukan implementasi dari semua tahapan yang telah dipersiapkan. Pada tahap ini, diperlukan komitmen dari semua elemen yang tergabung dan konsistensi untuk pencapaian tujuan. Memang membutuhkan waktu yang cukup banyak agar semua dapat terimplementasi dengan baik, oleh karena itu diperlukan suatu evaluasi, entah itu per bulan, semester, atau kuartal. Agar evaluasi dapat dilakukan, maka diperlukan suatu ukuran untuk melihat pencapaian dari apa yang telah diimplementasikan. Alat untuk mengukur pencapaian dengan menggunakan sosial media, tidaklah sesulit dibandingkan dengan konvensional. Sebagai contoh, saat ini terdapat google analytics yang dapat membantu untuk menganalisis website atau blog kita mulai dari traffic pengunjung sampai dengan untuk menghitung ROI (Return Of Investment). Contoh lainnya adalah seperti twitter dengan twitalyzer , tulisan mengenai alat untuk mengukur performa akun twitter dapat dibaca disini atau juga untuk facebook dapat dibaca disini.

Semoga gambaran singkat dan padat mengenai sosial media sebagai alat strategis organisasi dapat bermanfaat untuk ditindaklanjuti.

Salam,
Bambang Warsuta